事前に知っておきたい!ビジネスフォン工事のトラブル「3つの原因と対策」

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電話に関する変更をしなければいけないとき。個人とは違い、法人では「ビジネスフォン」のことも考える必要があります。実際にあったトラブルを参考に、スムーズな電話工事をおこなうための準備とトラブルが起こってしまった場合の対策をご紹介します。

 

ビジネスフォンを再起動したら初期化してしまった

「電話回線のつなぎこみをする準備が整い、ビジネスフォン主装置の電源を切り、再び電源をオンしたら、なぜか【 初期化 】し、全てのデータが消去してしまった!電話の発着信もうまく動かなくなり、全てのデータを入れ直した。」

 

ビジネスフォン工事では、多くのケースで再起動を行います。電源のオフ・オン後、設定データが全て消えてしまう、、、なんてこと想像するだけでも恐ろしいですね。

 

◆原因

電源のオフ・オン後に初期化してしまう原因は2つあります。

① 初期化スイッチが入ったまま電源のオフ・オンをした

② ビジネスフォン主装置内部のメイン基板に取り付けたデータバックアップ専用電池の寿命が切れた

 

ビジネスフォンには「初期化スイッチ」というものがあります。

「初期化する」にスイッチを入れたまま、電源をオフ・オンすると初期化し、すべてのデータを消去してしまいます。

一般的な機器の初期化には「リセットボタン」を用います。これは、ボタンを押しながら電源をオンで初期化となるので「今から初期化するぞ!」というのが分かりやすいです。

ただ、初期化スイッチは分かりづらいため、気づかずに初期化してしまうことがあります。ビジネスフォンではこういった事故は起こりやすい仕組みになっています。

また、ビジネスフォンの設定データはビジネスフォン主装置内部のメイン基板に保存され、データバックアップ専用電池がデータを保存しています。そのため、その電池が切れると、設定したデータが消えてしまいます。

そして、なんと、そのデータが消えてしまうタイミングというのは「電池が切れた瞬間」ではなく「再起動した瞬間」なのです。そのため、外見上は「ビジネスホン工事業者がミスをした!」と見られがちで「ミスしたよね!」とお客様から言われる工事人も多くいます。

ただ、本当は「機器の劣化が原因」なのです。このケースでは、工事人さんを責めないであげましょう。

ちなみに、データバックアップ専用電池の寿命は、8~10年程度のことが多いようです。

 

◆対策

①は注意するしかありません。ただ、②はデータバックアップ専用電池を交換することで万が一に備えることができます。

まず、データバックアップ専用電池には2タイプあります。

Aタイプ:非固定型電池 → かんたんに交換可能

Bタイプ:固定型電池 → すぐに交換できない

 

Aタイプの場合は、すぐに対応ができます。

工事日当日、電源が入ったままで、まずはバックアップ電池を交換します。これで、対策は完了です。もう、データが消えることはありません。電源を切ってしまうとデータが消えてしまう可能性があるので、電源が入ったままで行うことが大切です。

電源が入っているときは、データの保持にバックアップ電池を使わないため、外してもデータが消えることはありません。

 

Bタイプの場合は、すぐに対応はできません。

工事日当日、現場で交換をすることはプロでもできません。いくつか手順を踏む必要があります。まず、固定型電池を交換したビジネスフォン主装置を購入しましょう。

本記事、最下欄に固定型電池を交換したビジネスフォン主装置を購入できる「美品宣言★」をご紹介しています。

次に、工事日当日、今お使いのビジネスフォンデータのバックアップを取りましょう。そして、そのバックアップデータを新たな主装置に流し込み、動作を確認しましょう。主装置を2台並べ、両方使える状態にすることで、万が一のデータバックアップ専用電池切れによるデータ初期化トラブルを防ぐことができます。

 

こういった専門的なトラブルは、プロのビジネスフォン工事人の全てが知っているわけではありません。8年以上利用しているビジネスフォン工事の際は、必ず、工事人に事前の対策を依頼しましょう。

 

電話回線の手配ができていなかった

「受けられる電話の通話数を増やそうと、ビジネスフォン工事業者に依頼をしました。工事日当日になり、ビジネスフォン工事業者から「できない」と言われました。なぜなのか聞いたところ、「電話の本数を増やすためにはNTTへの依頼も別途必要」とのこと。私からNTTへは依頼をしていなかったのです。結局、その日の工事はできませんでした」

 

電話の通話数を、ビジネスフォンの工事だけで増やすことはできません。NTTへの依頼が必要になります。「工事日の延期」や「再工事費用の負担」などにつながるため、できる限り事前の調整を心がける必要があります。

 

◆原因

このトラブルの原因は1つです

・電話の通話数を増やすためにはNTTへの手配が必要

 

電話の通話数に関わる部分   → NTT

NTTの手配内容をビジネスフォンに反映  → ビジネスフォン工事業者

と分けて考えるとわかりやすくなります

 

◆対策

取れる対策は「NTTへ手配する」ことしかありませんが、自身で手配するだけでなく、手配をプロに依頼することもできます。ビジネスフォン工事業者や機器販売店の一部は、NTTと電話回線手配の代理店契約を結んでいます。「無料」でNTT手配を代行してくれるケースも多くありますので、いつもの業者さんに依頼できるかを確認してみましょう。ただ、代理店は、電話回線の新設などの手配のみに制限されているため、できない手配もあることに注意してください。

 

ご自身で手配する際は、0120-116-116へ連絡すれば、最寄りのNTTへつながります。

また、電話回線に関しては下記の記事でも取り上げています。

記事:電話工事の前に準備するべき4種類の「電話回線」を徹底比較

 

事前打ち合わせと実際の工事内容が大きく変わる                                       

「「とりあえず工事に来てよ」でビジネスフォンの工事業者さんを呼んだのですが「その機能は別途オプションの基板が必要なため今日の工事は無理です」と言われ、結局、その日は工事が出来ませんでした」

「本社の担当がビジネスフォンの工事業者さんと打ち合わせました。工事日当日、本社が手配した工事業者さんがやってきて今日の作業内容について希望を伝えたところ「聞いている話と違うため料金が大きく変わります」と言われた。工事はしたものの納得いかない感が残りました」

ビジネスフォン工事は1~4人程度の少人数で行い、1日に2~3件程度の工事を行います。

そのため、スケジュールは詰まっているケースが多く、当日、急な作業内容の変更には対応できないことがあります。1つ1つの作業単価を抑えるために、ビジネスフォン工事業者さんも工夫しているのです。

 

◆原因

事前打ち合わせと実際の工事内容が大きく変わる原因は下記のとおりです

① 工事指示が不足している

② その工事を必要とする人と業者へ発注する人が違う

ビジネスフォンは一般の電話機とは違う仕組みで動いています。一般の電話機では簡単なことでも、ビジネスフォンでは簡単ではないこともあります。例えば「外線の着信音を少し高い音にしたい」という変更はビジネスフォンの工事業者でないと設定できません。

また、発注を本社の担当者が行う場合、現場の方は「そんな機能いらないのに。削除できない?」本社の方は「いらないじゃなくて、使ってほしい」と、ビジネスフォン工事業者が板挟みとなり四苦八苦することもあるようです。

 

◆対策

面倒でも事前の工事打合せをしっかりとした方が良いです。この際、「指示」というよりも「こういう結果が欲しい」という依頼方法が好ましいです。ビジネスフォン工事業者は経験も豊富なため、より良い提案をしてくれることもあります。

 

そして、工事日当日は「責任者」が最後まで立ち会うとトラブルになりません。

「責任者が指示をした後、離席。その後、現場の担当が、責任者の指示を取り消す、責任者に許可を求めたくても連絡がつかない」というケースもあります。

しっかりコミュニケーションを図って、トラブルのないビジネスホン工事を心がけましょう。

 

まとめ

3つのトラブルをご紹介しましたが、実際は、問題にならないケースもお送りあります。

ビジネスフォン工事業者さんもその道一筋の経験豊富な方が多く、臨機応変に対応してくれることがほとんどです。

ただ「ちょっと心配なことがあるのですが」と事前に一声かけるだけで、防げるトラブルもあります。コミュニケーションをとりながらトラブルを防いでゆきたいですね。

 

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もちろん事前に必要な工事のヒヤリングはプロの工事手配担当者が行いますので、事例トラブルの対処も早く、安心です。

 

電話工事ジャパンへの依頼は、フォームから簡単に見積依頼ができます。

 

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