ビジネスホンの便利機能「パーク保留」とは?「保留」との違いも解説!

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「ビジネスホン」といえば、複数の内線と外線を共有できるオフィス用電話機のことを指します。オフィスでの業務を効率化すべく、一般的な家庭用電話機には備わっていないあらゆる便利機能を搭載しています。

ビジネスホンで誰もが使う便利機能といえば、「保留・転送」でしょう。一旦電話を保留して上司に確認したいとき、誰かに電話を取り次ぎたいときなど、無くてはならない機能です。

保留・転送の説明や詳しい操作方法については「いまさら聞けない4つのビジネスホン基本操作!【保留・転送など】」でもご紹介していますのでそちらをご覧いただくとして、当記事では「保留」と混合されやすい「パーク保留」という機能について解説していきたいと思います。

ビジネスホンの基本機能「保留」

ビジネスホンの機能である「保留」は、その名の通り通話中の電話を一度保留状態にしたいときに使う機能です。

たとえば、外線1の着信を受け、「保留ボタン」を押すと、相手方の電話口では保留音が流れ始め、こちら側の音声が聞こえなくなります。一方こちら側のビジネスホンは、保留ボタンを押すと自動的に内線呼び出し状態となり、「ツッツッツッ」と短い間隔の音が鳴っているような状態となります。

電話を取り次ぎたい場合は、口頭で「〇〇さん、外線1にお電話です」と伝え電話を取ってもらう方法と、取り次ぎ相手に内線を掛けて外線1に保留中の着信があることを伝え、電話を取ってもらう方法などがあります。

「パーク保留」とは?

「パーク保留」は、主に規模の大きな会社で活用される機能だと言えるでしょう。

すべての部署がワンフロアに集約されている企業であれば、普通の保留や転送を用いて電話を取り次ぐことができます。しかし、大企業ですと部署によってフロアやエリアが離れており、ビジネスホンの外線ボタンの配置も部署によって異なることも少なくありません。

そのようなとき、「パーク保留」ボタンがあると便利です。

活用事例として、今回はNTTのビジネスホンである「NX-(36)STEL-(1)(W)」を使って解説していきます。

NX-(36)STEL-(1)(W) エヌエックス屋にて販売中

外線ボタンが36個ついている電話機です。

こちらの電話機を利用している、とあるオフィスでは、42チャネル(外線42通話)が使える契約をしています。そうすると、外線ボタンの37~42までは、ボタンが存在しないことから使用できなくなりますよね。


その場合、下記のように部署ごとに対応する外線番号を割り振ることで解決できます。

しかしながらこの場合、新たな問題が生じます。

たとえば、営業部で【外線1】で受けた電話を総務部に取り次ぎたいけれど、総務部には外線37~42のみ設定されているため、【外線1】に該当するボタンがなく電話が取り次げない…なんてことが起こりうるのです。

このようなケースで活用されるのが「パーク保留」です。

パーク保留活用方法

今回は、各部署の余っている外線ボタンに、【パーク保留】ボタンを設定します。 使われていない外線ボタンは、さまざまな機能を割り当てて活用することが可能です。
<関連>ビジネスホン「外線ボタン」の使い方は無限大!?業務効率の改善に役立つ外線ボタン選びのイロハとは?

※パーク保留の設定方法については各主装置またはビジネスホンの取扱説明書をご覧ください。また、お手元のビジネスホンの機種によってはパーク保留に対応していないものもあります。

こうすることによって、営業部で取った電話を総務部へ取り次ぎたいときには、外線ボタンに保留するのではなく【パーク保留】ボタンに保留することで、外線ボタンの配置が違っていても関係なく取り次げるようになります。

【パーク保留】ボタンを使って取り次ぎを行う際には、取り次ぎ相手に内線で「パーク〇番にお電話です」と伝えれば取り次ぎ完了です。


「パーク保留」を活用して取り次ぎを円滑にこなしましょう

「パーク保留」について解説しました。

取り次ぎに手間取ると、通話相手を長時間待たせてしまうことになります。外線ボタンを部署ごとで異なった配置にする場合、【パーク保留】ボタンを設定してスムーズに取り次げるようにしておくとよいでしょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。
また次の記事でお会いしましょう!



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