ビジネスホンの「フックボタン」って何?使い方や転送ボタンとの違いを解説

       

       
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ビジネスホンには、さまざまなボタンが搭載されています。「保留」や「転送」などは業務で使うことも多いのではないでしょうか。

しかし、たくさんあるからこそ、普段から使う機会もなくどこか持て余しているようなボタンもあるのでは。

今回解説する「フックボタン」は、そのような謎多きボタンのひとつです。

こちらのボタンについてインターネットで少し検索してみると、「使い方がよくわからない…」「押すと何が起こるの?」という声も少なくありません。

この記事を読めば、フックボタンの機能について押さえることができ、活用できるようになるでしょう。また、混同されやすい転送ボタンとの違いについても解説していますので、ぜひ最後までお読みください!

まず知っておきたい「フックスイッチ」

「フックボタン」の使い方の前に、まずは関連性の高い「フックスイッチ」について押さえておきましょう。

フックスイッチとは、ビジネスホンの受話器を置くところに搭載されているこのようなスイッチのことを指します。

フックスイッチの画像

このスイッチを一定時間押し続けることで、電話を切ることができます

電話を切る際、受話器を下ろして切る方法ですと、置く際の「ガチャン」という音が相手に聞こえて失礼になってしまったり、音がしないようにそっと置こうとすると切るまでに時間がかかったり…と、社会人のマナーとしてはあまり推奨されるものではありません。

そのため、「電話を切る際には受話器を置くのではなく、フックスイッチを押して静かに電話を切ってから受話器を置こう」と教えられることも多いようです。

また、フックスイッチを長押しせず、「ポンッ」短く押すことを「フッキング」といいます。

フッキングを行うと、通話は切れるのではなく、保留状態になります

つまり、フックは「保留」の代用として使うことができるのです。
一部のビジネスホンや単体電話機には保留ボタンが搭載されていない機種も存在するため、覚えておくと役に立つかもしれません。

「フックボタン」の機能とは?

フックボタンの画像

さて、本題となりますが、「フックボタン」は押すことでフッキング状態にできるボタンです

前述のフックスイッチと似たような機能ではありますが、フックスイッチでフッキングしようとしたところ、長く押しすぎて電話を切ってしまったという悲しい経験をお持ちの方も多いのだとか。

フックボタンを使えば確実にフッキング状態にできるため、そのような失敗を避けることができます。

転送ボタンとフックボタンの違いとは?

電話で話す女性の画像

フックボタンと転送ボタンの違いは、転送ボタンを押すと強制的に通話が転送される点です。

フックボタンを押しただけでは転送は行われません。代わりにその通話は保留されます。

必ず一旦通話を保留し、転送したい相手に口頭または内線で伝達したうえで取り次ぐのがフックボタンの特徴です。

また、フックボタンで取り次ぐ場合は、転送相手にはどの外線ボタンに電話が保留したのかを必ず伝えましょう。そこが抜けていると、相手が保留を解除して電話を取り次ぐことができません。

その点でいうと、転送ボタンなら最初に対応した人が受話器を置けば自動的に通話が転送されますので、よりスマートに取り次ぎできるでしょう。

転送については「【基本】通話・保留・転送…ビジネスホンの使い方を解説」でも詳しく解説しています。

「フックボタン」はコワくない!機会があったら使ってみよう

ビジネスホンに限った話ではありませんが、見慣れないボタンがあると、「間違って押してしまったらどうしよう…」と不安な気持ちになったりしませんか?

フックボタンは、通話中に押したら保留にできたり、そこから取り次ぎができたりと、機能としては普段行っている内線取次と変わらない場合がほとんどです。

普段は保留ボタンをメインに使うでしょうから、今後もフックボタンを使用する機会は多くはないかもしれません。しかし、どのような機能を担っているのか知っていれば怖くはありません!

本文中でも触れましたが、保留ボタンや転送ボタンを搭載していないビジネスホンも一部存在しますので、いつかそのような機種に出会うかもしれません。

そんな時には、本記事を少しだけ思い出して、フックボタンを探してみてくださいね。

最後までお読みいただきありがとうございました。
それでは皆様、よいビジネスホンライフをお過ごしください*




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