出張代を大幅削減!役に立つのに意外と知られていない「電話会議システム」とは?

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仕事を進める上で、会議はとても重要ですよね。

遠方の人と会議をする場合、1対1であれば、電話で行うのが一般的ではないでしょうか。

 

しかし、複数人で会議をする必要がある場合はどうでしょう。

会議をするために、全国の支店から本社に出張する、なんてこともありますよね。

会議目的で出張が必要な場合、交通費や移動時間がかかり、効率的ではありません。

そんな場合はどうしたらいいでしょう。

 

そんな時は【 電話会議システム 】

電話会議システムを使えば、わざわざ出張せずとも、複数人で会議が可能となります。

また、接続も簡単に出来るため、急な会議でも召集することが容易となります。

 

今回は、会議目的での出張を減らし、コスト削減にもなる「電話会議システム」について、ご紹介します。

 

「電話会議システム」とは?

電話会議システムとは、1対1の通話とは違い、複数人で会話ができるシステムです。

基本的には、電話機にスピーカーを通して話しをするイメージで簡単に接続して使用することができます。

 

しかし、ビジネスホンやスマートフォンでも、スピーカーモードで通話することで、同様の機能を利用することができますよね。

 

では、電話会議システムを利用するメリットはどんなところにあるのでしょう?

 

「電話会議システム」は音の性能に特化している

電話会議システムは、複数人で会話する目的で作られているため、集音性能など、音の性能に特化しています。

それ対して、ビジネスホンやスマートフォンのスピーカーモードで複数人が話すと、電話相手先では雑音が多く聴こえたり、音声が荒くなってしまうなどの「聴こえづらい現象」がよく起こります。

 

「何を言っているのかわからない」「聴こえづらい」というのは思いのほかストレスになります。明瞭に聴こえるというのはとても重要なことだと気付くのです。

だからこそ、「電話会議システム」が存在します。

 

また、電話会議システムは、音が拾いやすく聞き取りやすいようにできていますが、オプションとして【 拡張マイク 】を利用することで、広い会議室など、より広範囲でも利用が可能となります。

 

電話会議システム、い~ね~!

 

「電話会議システム」はどうやって選べばいいの?

電話会議システムを選ぶ基準となる項目は3つ。

それぞれの項目について説明していきます。

 

ディスプレイ【有】or【無】

目に見える部分ではディスプレイが有るか、無いかという点です。

ディスプレイは、こちら側から発信して電話会議をスタートさせる場合に、電話番号を認識する目的で付いています。

ディスプレイ【有】の場合は「電話帳機能」がありますが、ディスプレイ【無】には「電話帳機能」自体がありません。

 

ただ、ディスプレイが無くても、困ることは少ないです。

必要最低限の機能でいいと感じる方には、ディスプレイ【無】タイプでも十分なので、好みに応じて選ぶといいでしょう。

 

拡張マイク【有】or【無】

拡張マイクは大きく2つのタイプに分かれます。

 

タイプ①:「拡張マイク」を接続できるタイプ

タイプ②:「拡張マイク」が対応していないタイプ

 

会議室の規模や、人数に応じて「拡張マイク」の必要性が変わってきます。

「拡張マイク」を接続しない集音マイクのみの場合、目安としては、【 6人掛け机の範囲 】の集音、【 4~6人程度 】が推奨されています。

「拡張マイク」は最大で2台接続ができ、目安として、【 6m×10m範囲 】の集音、【 15人まで対応 】可能です。

したがって、大人数での電話会議をする場合は本体とセットで拡張マイクを利用するとよいでしょう。

大人数になる可能性が将来的にゼロでない場合も、タイプ①を選ぶことをお勧めします。

しかし、タイプ②を選ぶ場合は注意が必要です。一度選んでしまうと、後から拡張マイクを接続することが出来ません。

小規模オフィスなどでは、タイプ②が選ばれることもありますが、よく考えてからご購入することをお勧めします。

 

電話回線の種類

オフィスで使用している電話回線の種類によって、利用できる機種が変わってくることがあります。

【アナログ回線】や【IP電話】を利用する機種が多いので、対応電話回線の確認を忘れずに行いましょう。

 

「電話会議システム」のお勧めは?

電話会議システムと言っても、メーカーや機種は様々なものがあります。

どんなものを選べばよいのでしょう?

 

今回、ビジネスホンの「ビ」では下記の3メーカーをご紹介したいと思います。

電話会議システムで一番有名なメーカー【Polycom(ポリコム)】

Polycom(ポリコム)製電話会議システムの代表格SoundStation。

その最新機種【SoundStation2】では、業界最高水準の「全二重通信方式」を採用しています。

 

「全二重通信方式」とは、

電波を使った通信方式のひとつで、相手が話をしている時に同時に発言しても、お互いの声がクリアに聴こえるというものです。

反対に、片方ずつしか話ができない通信方式を半二重通信方式といい、代表的なものではトランシーバーなどが挙げられます。

 

また、相手側にクリアな音声を提供する「インテリジェントマイクミキシング機能」が備わっているため、360度から集音に対応。話している人に最も近いマイクが自動的に選択されます。

 

シンプルかつ、業界最高水準の音質。小規模オフィスに最適な電話会議システム

  • ディスプレイ 【無】
  • 拡張マイク 【不可】
  • 電話回線 【アナログ回線】

Polycom SoundStation2 STANDARD(PPSS-2-BASIC/STD) (電話会議装置)(TT534-TDA)

中古価格:¥22,800(税・工事費別・送料込・価格は掲載当時)

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業界最高水準の音質で、拡張マイクを利用したい方にはコチラ

  • ディスプレイ 【有】
  • 拡張マイク 【可】(別売)
  • 電話回線 【アナログ回線】

Polycom SoundStation2 EX(PPSS-2) (電話会議装置)(TT536-TDA)

中古価格:¥24,800(・工事費別・送料込・価格は掲載当時)

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※拡張マイクは別売りとなりますので、ご注意ください。

 

ポリコム製電話会議システムをIP電話で利用したい!そんな方にはこちら!

  • ディスプレイ 【無】
  • 拡張マイク 【不可】
  • 電話回線 【IP】

Polycom Voice Station 100 (電話会議装置)(TT541-TDA)

中古価格:¥24,800(税・工事費別・送料込・価格は掲載当時)

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ネームバリューは日本屈指!コアなファンが多い【Panasonic】

日本人好みのスタンダードな作りに定評がある人気機種

  • ディスプレイ 【有】
  • 拡張マイク 【不可】
  • 電話回線 【IP】

Panasonic KX-TS745(ACアダプター付) (電話会議装置)(TT549-TDA)

中古価格:¥22,800(税・工事費別・送料込・価格は掲載当時)

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電話ならやっぱり安心、安全のトップブランド!【NTT】

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  • ディスプレイ 【有】
  • 拡張マイク 【不可】
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NTT MB-1000 (電話会議装置)(TT545-TDA)

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電話会議システムの接続方法はカンタン!

接続方法はカンタンです。今回はPolycom SoundStation2 BASICを使って接続方法を動画にしてみました。

工事や設定が不要なので、接続するだけで簡単にご利用いただくことができます。

そのため多くの企業で活躍しています。

 

まとめ

世界各国に比べて、会議が多いと言われている日本。

会議に必要な移動時間や移動コストを減らすには「電話会議システム」は最も効果的な方法のひとつと言えます。

定期的な会議はもちろん、急な会議なども接続が簡単なため容易に対応することができる電話会議システム。

新品で購入すると10万円以上費用がかかってしまいますが、中古なら5分の1の費用で導入できるので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

それではみなさま、快適なビジネスホンライフをお過ごしください。

 

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