ビジネスホン「外線ボタン」の使い方は無限大!?業務効率の改善に役立つ外線ボタン選びのイロハとは?

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「ビジネスホンと家庭電話の大きな違いは何ですか?」

 

そう聞かれることがよくあります。その際に必ずと言っていいほど、「外線ボタン」について説明しています。

それだけビジネスホンにとって「外線ボタン」は重要な役割を持っているボタンなのです。

 

そもそも「外線ボタン」とはどんなボタンなの?

ビジネスホンを買うとき、ボタンの数はどうやって選べばいいの?

 

など、案外わからないことも多いですよね。

そこで今回は、「外線ボタン」について、知識を身に着けていきましょう。

 

外線ボタンとは、どんなボタンなの?

ビジネスホンに付いている「外線ボタン」。

本来このボタンは、ファンクションキーに電話回線が割り当てられたものなのです。

しかし、あまりにも一般的に外線ボタンという名称で普及しているため、ビジネスホンの「ビ」でも外線ボタンと呼んでいます。

 

外線ボタンは、その名の通り、外線通話が可能な電話回線が割り当てられたボタンです。

では、どのような仕組みなのでしょう。

 

 

ファンクションキーに割り当てられる機能の種類について

外線以外にも、ファンクションキーには様々な機能を割り当てることができます。

ここでは一般的によく割り当てられることが多い機能を4つご紹介します。

 

短縮ボタン

電話帳のメモリ番号を入力するだけで、電話がかけられる機能です。

特定の電話番号によく電話をかける場合、便利で効率的なボタンです。

 

代理応答ボタン

コールピックアップとも呼ばれ、同じグループ内に内線がかかってきた場合に、代わりに応答することが出来るボタンです。

同じグループ内のメンバーが離席中の場合、代わりに電話を取ることができるため、内線呼出の多いオフィスには欠かせない機能です。

 

通話録音ボタン

通話中に通話録音ボタンを押すと、通話録音を開始します。

メモ代わりやお客様対応時などに記録することで、クレーム時などに役立ちます。

また、通話品質向上のための研修に通話録音を用いる場合もあります。

 

不在転送

不在時に転送機能を起動させるためのボタンです。

このボタンでON/OFFの切り替えができ、内線への着信をあらかじめ登録した電話に無条件で転送することができる機能です。

 

ファンクションキーは100以上の機能を割り当てることが出来ます。

そのため、割り当てるボタン次第で使い方が左右される重要な役割をもっているボタンと言えますね。

 

 

では実際、ビジネスホンを導入する時、「ボタン数」はどう決めればいいの?

ビジネスホンを実際に導入する!と決まった時、ビジネスホンの外線ボタンの数はどうやって選べばいいのでしょう。

一般的には【 15ボタン 】あれば困ることはないといいます。

 

企業の社員数で、選ばれる大まかな目安はこうなります。

 

社員数が15名以下の会社…そのシリーズで一番少ないボタン数の電話機でも大丈夫です。目安としては8~12ボタン

社員数が50名以下の会社…ボタン数は15以上あるものを選ぶと良いでしょう。

社員数が51名以上の会社…ボタン数は24以上あるものを選ぶと良いでしょう。

 

しかし、これはあくまで目安です。使用したい機能ボタンや使用方法によってはボタン数の多いものが必要となる場合もあります。

また、ボタン数を選ぶ際には、注意しなければならないポイントがあります。

 

ボタン数は基本的に増設できない?!

各メーカーで様々なシリーズのビジネスホンが発売されています。

その電話機の種類は、外線ボタンの数の違いが大きなポイントとなっています。

 

もちろん標準電話機以外の種類もあるため一概には言えませんが、ボタン数は12~36ボタンが一般的で、2~3種類に分かれています。

 

しかし、そのほとんどのビジネスホンでは、外線ボタンを増設することができせん。

つまり、ボタン数が足りなくなった場合には新たにビジネスホンを買い替えなければならないのです。

そのため、ボタン数選びは重要なポイントのひとつと言えます。

 

 

しかし例外として、ボタン数を増設する方法がある!

基本的には増設できないという話をしましたが、そうではない例外のケースもあるので2例ご紹介します。

 

ケース①―コンソールを使用する

どのメーカーでも、この「コンソール」を使用する場合、外線ボタンを増設することができます。しかし、ボタン数が多すぎるため、持て余すなんてことも。

 

また、コンソールを接続する場合の注意点としては、電話機1台の配線が余分に必要になるという点です。

「電話機+コンソール」で電話機2台分の容量が必要となるのです。どうしても1台分だけ補填したいなどの場合以外は、あまりお勧めしません。

 

コンソールの多くは、「コールセンター」の在席表示や「ホテル」の内線などのシステムで管理する目的で1台に使用されます。

 

ケース②―NEC 【 AspireX 】【 AspireUX 】シリーズ

珍しいケースですが、NEC【 AspireX 】【 AspireUX 】シリーズは、電話機自体に外線ボタンを増設することが出来ます。

コンソールを使用しない場合でも、増設できるのは、この【 AspireX 】【 AspireUX 】シリーズだけです。

 

外線ボタンは基本的には、12、24、32ボタンですが、増設で40ボタンに変えることも可能です。

また、接続には設定が必要なので、ボタン増設の際は工事人に手配依頼することをお勧めします。

 

外線の使い方!「MSA」と「DGL」について

外線ボタン選びが済んだら、次に必要なのが「外線ボタンの割振り方」選びです。

割振り方としては【 MSA(マルチステーションアクセス) 】と【 DGL(ダイレクトグループライン) 】という方法があります。

 

この2種類の外線ボタンの割振り方について説明していきます。

 

MSA(マルチステーションアクセス)の特徴

MSAは、1つの外線ボタンを1台の電話機が使用する方法です。

着信の際、かかってきた番号が割り当てられている外線ボタンが点滅しますよね。

 

その電話に出るとランプが点灯し、使用中になるのが【 MSA 】です。

部署やグループ毎で必要な人数分の外線ボタンを作る必要があります。

 

電話を取っている際は、視覚的にもわかりやすいのが特徴です。

通話中には、使用中の外線ボタンで着信はできないので、注意してください。

 

MSAの場合、着信対応に必要な分だけ「外線ボタン」を割り当てる必要があります。

 

DGL(ダイレクトグループライン)の特徴

DGLは、1つの外線ボタンを複数人が共有して使用する方法です。

 

MSAとは反対に、電話に出るとランプが消灯します。

その電話が通話中でも、同じボタンにかかってきた電話を他の人が取ることができるのが【 DGL 】です。

 

1つの外線ボタンで複数の人が共有する事ができるので、営業部や総務部など部署やグループ単位でボタンを作ればいいので、使用するボタン数を節約する事が可能です。

 

ただDGLの場合、問題なのが通話中に保留する方法が無いという点です。

そのため、保留ボタンを作る必要があります。それが【 パーク保留 】ボタンです。

 

パーク保留は、電話取り次ぎなどで一時的に保留が必要な場合に、空いていれば誰でも使うことができる『保留ボタン』です。

必要な数だけ【 パーク保留 】を作成しておけば、電話取次ぎをスムーズに手助けしてくれます。

 

このようにDGLの場合、「外線ボタン」+「パーク保留」を割り当てることが必要になります。

また、社員数が多い企業では、DGLが一般的となっています。

 

 

MSAからDGLに変更する事はできるの?

社員数が増えてきて、外線ボタンをより多く使いたいとなってくると、MSAからDGLに変更したいというケースが出てきます。

その場合はどうでしょう。

 

基本的には、工事人による設定の変更が必要となりますが、変更は可能です。

その際の注意点として、現場で起こる問題があります。

 

それは、今までの【 MSA 】は外線ランプが点灯しているので、視覚的に操作が分かりやすいのですが、【 DGL 】に変わると、電話を取った時点で外線ランプが消えてしまうので、「あれ?保留押すにはどうするんだっけ?」と戸惑う事があります。

 

慣れれば問題ない注意点ですが、仕様を理解して使わないとお客様に迷惑をかけてしまうなんてことになりかねません。

 

まとめ

外線ボタンには、事業運営に役立つ機能が多数存在します。

どのような使い方をするのかで、割り当てるボタンが変わってくるため、使い方は無限大です。

 

しかし設定自体は、ビジネスホン工事を行う必要があります。

何度も設定変更をしないためにも、導入の前に使い方の検討や、工事人に相談することをお勧めします。

 

それではみなさま、快適なビジネスホンライフをお過ごしください。

 

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