家庭用電話機からビジネスホンに切り替えるタイミングっていつ!?

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先日、起業して数年経った会社さんで
「今、会社で家庭用電話機を使っているけど、社員が増えると不便だよね」というお話を聞きました。

家庭用電話機は本来の用途としては家庭で使うもの。会社が成長し、人数が増えたり、電話回線が増えてくると、どうしても使いづらくなってきます。

そういう時は【 ビジネスホン 】がお勧めです!ビジネスホンは会社で使うことを考えて設計した電話機です。様々な機能が搭載されていますので、家庭用電話機よりもとても便利に使うことができます。

 

ただ、

「どういう点が家庭用電話機と違うの?」

「会社としてどのタイミングでビジネスホンに変えるべきなの?」

というのは、なかなかわかりづらいので、今回テーマに取り上げてみたいと思います。

 

家庭用電話機とビジネスホンの歴史

昔の電話機といえば「黒電話」がありました。昔はオフィスでも1人につき、1台黒電話をもつというスタイルが一般的でした。全員の机に、1台ずつ黒電話が置いてある風景、想像するだけでもおもしろいですね。黒電話の時代では、電話は外線(会社の外とつながる)のみで、内線(会社内の人とつながる)は出来ませんでした。

その後、1960年代に、内線の受けかけもできる電話機が登場し、さらに、1980年代には「デジタル方式」の電話回線が誕生し、現在の【 ビジネスホン 】の原型となりました。ビジネスホンはその便利さから、1990年代には日本全国へ普及し、2000年代には、インターネットの普及と共にIP化が進み、いまでも進化し続けています。

家庭用電話機とビジネスホンの違い

家庭用電話機とビジネスホンの大きな違いは、2つあります。

家庭用電話機とビジネスホンの違い―その①

家庭用電話機は、利用できる電話機の台数が少ない(約3~5台程度)
ビジネスホンは、利用できる電話機の台数が多い(1000台以上も!)

家庭用電話機とビジネスホンの違い―その②

家庭用電話機は、利用できる電話回線の数は同時1通話(1人しか話せません)
ビジネスホンは、利用できる電話回線の数が多い(同時に何人も話せます)

もちろん上記の2つ以外にも差はあります。

ただ、特にこの2つは「家庭用電話機 → ビジネスホンへ変えるタイミング」とも深く関わってきます。

これから【 ビジネスホンへと変える2つのタイミング 】を見てゆきましょう。

【1つ目のタイミング】 会社にいる人数が5人を超えるとビジネスホン!

これは家庭用電話機の限界と関わります。詳しく説明してゆきましょう。

社員が増えると電話機も増える

会社が成長すると社員が増えます。1人に1つ机が与えられるような会社では、同時に、PCと電話機もセットで用意することが多くあります。そうなると電話機も社員の数だけ増えてゆきます。

起業した際は

「会社には1人しかいないので、電話機は1台でいいや」

「1人入社したので、コードレス電話機の子機を増やそう」

となりますが、会社にいる人数が5人を超えると問題が出てきます

家庭用電話機は利用できる電話機の台数が少ない

家庭用電話機では【 親機 】として、置型電話機が1台。【 子機 】として、コードレス電話機を利用します。コードレス電話機は複数台登録できることが多いです。ただ、その台数には限界があります。

コードレス電話機は、電波を利用します。その電波は基本的に4パターンでしか利用できません。よって、コードレス電話機は【 4台 】が限度になります。親機が置型でも受話器がコードレス電話機のパターンもありますよね。その場合は、追加登録できるコードレス電話機は【 3台 】になります。

つまり、親機と合わせると最大で【 5台 】というのが、家庭用電話機の限界ということになります。(メーカーや機器により差異があります)

 

もちろん、2人で1台共有するなどでも解消できますが、1人1台なら「5人が限界」となります。

社員が6人になった時が困ります。どうしましょう???

そんな時はビジネスホン!

ビジネスホンなら、何台でも利用することが可能。台数制限を気にする必要はありません(機種毎で最大数は異なります)。

ビジネスホン、 い~ね~!

 

【2つ目のタイミング】同時に2人話したいときはビジネスホン!

これも家庭用電話機の限界と関わります。詳しく説明してゆきましょう。

社員が増えると同時に話したいときも増えてくる

起業時は、1日にかかってくる電話は1本あるかないか。ただ、会社が成長すると、社員も増え、取引先との連絡も増えてきます。

「他の人が電話使っていて、かけたいときにかけられません」

「お客さんから【 電話中が多い 】って言われました」

こういう声が増えてきたときには電話回線を同時2通話にしたほうが良いタイミングです。ただ、家庭用電話機には大きな問題があるのです。

 家庭用電話機には電話回線は同時1通話しか使えない

家庭用電話機は電話回線の差込口は【 1口 】しかありません。つまり、同時に1人しか話せません。

家庭用電話機で同時2通話、話す場合はどうすればいい?

家庭用電話機で同時2通話、話したい。そんな場合は、電話機を2台にしましょう。そうすると電話回線の差込口が2つに増えるので、同時に2人が話せます。

ただ、この方法では、別の問題が出てきます。

家庭用電話機を2台並べる問題点(場所が取られる)

左側の家庭用電話機を【A】、右側の家庭用電話機を【B】とします。

そして、この電話機を下記のレイアウトのように並べるとします。

そして、Aに着信があったとします(リンリーン)

  • Aの席に人がいた場合 → Aの人が取ります
  • Bの席に人がいた場合 → Aの席まで移動してBの人が取ります

1回だけなら良いのですが、毎日、毎回、こういうことがあると、業務効率も下がりますよね。

そうなると下記のレイアウトとなります。

全ての机に2台の電話機を置きます。

そうすることで問題は解消されます。

ただ、、、1つの机に電話機2台、間違いが起きそうですね。

また、これが電話回線3本必要になったらどうなるでしょうか?

3台目の「 電話機C 」が登場することになります。

1つの机に3台の電話機、複雑になってきますね。

どうしましょう??

 

そんな時はビジネスホン

ビジネスホンなら、電話回線を何本でも利用することが可能。回線数制限を気にする必要はありません(機種毎で最大数は異なります)。

また、ビジネスホンの大きな特長でもある【 外線ボタン 】が活躍します。

ビジネスホンには、通常の数字ボタン、意外に 【 外線ボタン 】 というものがあります。これは【 1ボタン1電話回線 】の役割になるため、電話機上で複数の電話機を並べることができるようなものです。

この機能を使えば、電話番号を細かく分けて10電話番号を持つ時、家庭用電話機だと10台必要になります。多いですね。。。でも、ビジネスホンなら、外線ボタンを10個使えばよいだけ。コンパクトです。

 ビジネスホン、 い~ね~!

 

電話機の台数は5台以下でもいいが、電話回線の本数を2本にしたいときは【 ホームテレホン 】

ビジネスホンにはホームテレホンというジャンルがあります。

このホームテレホンは小型なので、ビジネスホンよりも費用的に抑えた形で導入ができます。ビジネスホンの「ビ」でお勧めなのは、NTTのαBXⅡです。

NTTαBXⅡセット(ひかり電話直収タイプ) (主装置+電話機3台セット)(NA012-BXA)

中古価格:¥34,000(税・工事費別・送料込・価格は掲載当時)

この商品を見てみる(美品宣言★直販店舗:エヌエックス屋へリンクします)

以下の特長があります

  • ひかり電話家庭用向けに作られた電話機!(ひかり電話家庭用の【 直収 】が可能です)
  • 電話機5台・電話回線2回線までのコンパクト仕様

ただ、デメリットとして「電話機5台・電話回線2回線を超える場合は、電話システム全部を変更する必要がある」ため、電話機5台・電話回線2回線以内の利用が継続することが前提になります。

 

電話機の台数を6台以上、または、電話回線の本数を3本以上にしたいときは【 ビジネスホン 】

ビジネスホンの「ビ」でお勧めなのは、NTTのαNXです。

型式:NTTαNXセット(ひかり電話直収タイプ)(主装置+電話機3台セット)(NA006-N1A)

中古価格:¥39,600(税・工事費別・送料込・価格は掲載当時)

この商品を見てみる(美品宣言★直販店舗:エヌエックス屋へリンクします)

 

以下の特長があります

  • ひかり電話家庭用もオフィス用も対応可能!NTTがひかり電話ユーザー向けに作った電話機!(いずれのひかり電話も【 直収 】が可能です)
  • 電話機8台・電話回線4回線までの仕様

「電話機8台・電話回線4回線を超える場合は、主装置のみを変更すればよい」ため、今後の規模拡大にも対応することができます。

 

まとめ

家庭用電話機からビジネスホンに変えるタイミングは2つ。

  • 会社にいる人数が5人を超えるとビジネスホン!
  • 同時に2人話したいときはビジネスホン!

他、「こんな場合も家庭用電話機よりもビジネスホンが便利」という記事はまた別の機会に!

それではみなさま快適なビジネスホンライフをお過ごしください!

 

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