新入社員なら覚えておきたい！電話対応の基本的なフレーズや伝言対応
新入社員や異動メンバー等も、そろそろ業務に追われてきた頃ではないでしょうか？
新しいメンバーにとって、最初のアピールとなるのが電話対応です。
社内の雰囲気も表れる電話対応は、会社のイメージを印象付ける大切な業務。
今回ご紹介する、基本的なフレーズでびしっと対応できれば信頼感もUPするでしょう。
では、見ていきましょう。
＜関連＞いまさら聞けない4つのビジネスホン基本操作！【保留・転送など】
目次
電話対応基本の「き」
発信時、受電時の用件が急ぎであるか、相手が忙しい時間帯なのか等、先方の気持ちや状況を イメージする事を心掛けると、気遣いのある気持ちの良い対応ができます。
電話対応の基本フレーズ
フレーズ① 「お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます。」
会社を代表として対応する事になるので、あなたの対応が会社のイメージを創ります。
とは言え緊張しなくても大丈夫。リラックスして明るい声で対応しましょう。
フレーズ② 「お世話になっております。」
お付き合いのあるお客様には、必ず電話の冒頭で感謝を述べるのが基本です。
お付き合いが今後始まるお客様へは、「お世話になります。」と伝えるとスマートです 。
フレーズ③ 「申し訳ございません。」
誤りがあった場合や、迷惑を掛けた際は、「すみません」ではないので注意が必要です。
誤りは素直に認める事が、信頼にも繋がります。
フレーズ④ 「お忙しい中、ありがとうございます」
電話対応頂いた際は、冒頭や最後に、対応頂いた感謝を述べるのも大切なマナーです。
伝言対応はどうやるの？
伝言対応① 「伝言が必要なご用件をお伺いできますか？」
まずは、お客様が伝言したい内容を間違いなく聞き取り、メモします。
伝言対応 ② お客様の希望を確認
急ぎの用件であるか、折り返しのご連絡が必要か等、お客様の希望を伺う事も必要です。
伝言対応③ お客様の状況や情報を確認
折り返しの連絡が必要な場合は、「折り返し連絡先」「連絡希望時間や今後の予定」等を伺って下さい。
行き違いが無い様に復唱し、確認すると安心です。
伝言対応④ 担当へ伝言する
相手の名前、日時、用件、お客様の連絡先や連絡希望時間等を、担当へ連絡します。
メールやメモ等で伝える場合は、結論や要点を冒頭に記載すると親切です。
まとめ
ビジネスシーンでの電話対応は、お客様の立場に立った気遣いある対応がポイントです。
今回ご紹介した基本フレーズを覚えるのはもちろんですが、気持ちの良い対応をする為に、電話機での”保留操作”や”転送の方法”等も確認しておくと安心ですよ。
電話機の基本操作についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
いまさら聞けない4つのビジネスホン基本操作！【保留・転送など】
是非、今後のお仕事にお役立て下さい。
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