会社設立でビジネスホン電話を導入したい!適切な機器選びのポイントとは?

       

       
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開業・起業で新たに会社を立ち上げる時、事業内容を細かく考えたり、オフィスの場所を決めたり、やることは盛りだくさんですよね。

そんな中で、忘れてはいけないのが「電話」です。

日本のビジネスシーンにおいては、電話を使ったコミュニケーションが活発ですから、開業してすぐに必要になるものです。

会社で使用する電話システムの種類は多岐にわたりますが、今回は多くのオフィスで活用されている「ビジネスホン」の導入について解説します。

この記事を読めば、会社設立時の電話に関する「よくわからない!」が解消され、自社にぴったりのビジネスホンを導入することができるでしょう。ぜひ最後までお読みください!

ビジネスホンはどうやって導入するの?

ビジネスホンの新規導入時にやるべきこととして、大きく分けて2つのステップがあります。

Step1.電話工事

ビジネスホンを新しく導入するには、必ず電話工事が必要になります。

専門知識が必要になりますので、基本的に自分で設置を行うのは難しいものです。
必ずプロの工事会社に依頼しましょう。

工事の具体的な内容としては、オフィスのレイアウトや導入台数を決めておき、そのレイアウトに合わせてカーペットの下などに配線を通す工事が行われます。

その後、「主装置」と呼ばれる制御装置を設置し、設定を行います。

次に、ビジネスホンを設置し、1台1台設定を行っていきます。

最後に希望通りになっているかを確認し、問題なければ完了ということになります。

工事は半日~1日程度の時間を要しますので、しっかり計画を立てておきましょう。

Step2.ビジネスホンの選定

ビジネスホンは、様々なメーカーから開発・販売されており、搭載している機能や価格も幅広いラインナップが存在します。

その中から自社に適したビジネスホンを選択するという作業になります。

ビジネスホンの選定に関しては、次項にて詳しく解説します。

自社にぴったりのビジネスホンを選定する5つのポイント

ポイント1.導入台数を決める

まずは、オフィスに何台の電話機が必要なのかを考えてみましょう。

ビジネスホンの台数は、一般的には社員のデスクの数+会議室の数が目安と言われています。

例えば、開業時に社員が10人、会議室が1室あるオフィスなら、11台のビジネスホンが必要になるということですね。

ポイント2.チャンネル数を決める

チャンネル数とは、同時に通話できる数のことを指します。

一般的な家庭用電話機ですと、チャンネル数は1つしか持てません。
そのため、電話をかけた際に話し中ですと、通話することができませんよね。

一方でビジネスホンは、チャンネル数を複数持つことができます。

そのため、ひとつのチャンネルで話し中でも、別のチャンネルで同時に通話を開始することができるのです。

チャンネル数は、設置している電話機の台数の1/3が目安だと言われています。

しかしながら、コールセンターなど大量の電話をかける・受ける場合にはこの限りではありませんので、環境に応じて設定する必要があるでしょう。

ポイント3.拡張性を考える

企業の将来を見据えたときに重要になってくるのが拡張性です。

ビジネスホンの電話機は、「主装置」と呼ばれる機器に接続することで利用できるようになるのですが、この主装置は、1台につき接続できる電話機の台数に限りがあります。

このため、規定を上回る台数の電話機を接続したい場合には、より大容量の主装置に買い替える必要があるのです。

将来的に増員を考えている場合には、拡張性の高い機種を選択するとよいでしょう。

ポイント4.ほしい機能を決める

ビジネスホンでは、保留・内線・転送などの基本的な機能に加え、さまざまな便利機能をオプションで付け加えることが可能です。

例えば、通話中に通話の内容をまるごと録音できる「通話録音機能」や、夜間・休日の電話を確認できる「留守電機能」などがあります。

オプションを組み合わせることによって、自分たちのオフィスに適した仕様にカスタマイズすることができるわけですね。

どの機能を選べばよいのか迷ってしまったら、自社ではどのような用途でビジネスホンを活用したいのかを考えてみましょう。

例えば「留守電機能」を使えば夜間休日の電話を後から確認できますし、「ボイスメール機能」を使えば、通話の内容をまるごと録音して担当者に転送する連係プレーが可能になります。

どのような用途で使いたいのかを明確にして、ほしい機能を絞り込んでいきましょう。

ポイント5.新品か中古か決める

新品のビジネスホンが一般的である一方で、最近では中古ビジネスホンを選択する起業も増えているようです。

中古といっても、基本的な機能に関しては新品と大差ありません。

それに加えて、なんといっても低コストで導入できる大きなメリットがあります。

開業時には何かと出費がありますから、価格を安く抑えられるのはうれしいですよね。

しかしながら、これから新しいオフィスで活用していく上で、あまりにも汚れている製品や、動作するかどうかわからないジャンク品を掴まされては困ってしまいます。

中古市場にはそのような製品も出回っていますので、中古ビジネスホンを選択する際には、メンテナンスを丁寧に行っている中古ビジネスホン専門店などから購入するのがよいでしょう。

以上がビジネスホンを選定するポイントとなります。

工事や選定など、思った以上にやることや考えなければならないことが多く、「きちんと導入できるだろうか?」と不安に感じてしまう方もいるのではないでしょうか。

そんな時は、一人で悩まず、ぜひビジネスホンのプロにご相談ください!

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最後までお読みいただきありがとうございました!
それでは皆さん、良いビジネスホンライフをお過ごしください。



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