新人時代電話を取るのが嫌だったが、ビジネスホンを使いこなせばもっと電話対応が快適に

       

       
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新入社員が教えられる基本的な仕事といえば、電話対応ですね。

お客様と顔を合わさずに、コミュニケーションを取る必要に迫られる電話対応。

慣れないうちはとても大変だったという経験をお持ちの方も多いのでは。

今、まさに電話対応に奮闘している新入社員の方もいることでしょう。

慣れてしまえば何てこともない電話対応ですが、なぜ、新人時代は電話を取ることが嫌だと感じてしまうのか?

楽しく電話を使って、仕事のモチベーションを上げるためには、どうすればいいのか?

今回は、電話と楽しく付き合うためのコツについてご紹介します。

電話を使い慣れていないから、ビジネスホンの操作が難しいと思ってしまう

最近の若い世代の間では、LINEやメールでの連絡がメインとなり、電話を使う機会が減っているといわれています。自宅に固定電話がない家庭も増え、電話をかけるときは自分のスマホや携帯電話を使うことが多い傾向にあります。

電話以外の連絡手段が普及しているものの、まだ多くの会社では電話が使われています。

就職してから電話を使う時間が急に増えるので、電話を使い慣れていない新人さんは、戸惑うことが多くなってしまいがちです。

固定電話より機能が多い、ビジネスホンの操作は難しいと感じてしまうのかもしれませんね。

だから、「電話を取るのが嫌だ」と思ってしまうのではないでしょうか?

多機能なビジネスホン、使いこなせばもっと仕事が快適に!

保留、転送、内線通話など多くの機能を持つビジネスホンは、仕組みを知って使いこなせるようになれば、もっと仕事がしやすくなります。

電話対応の言葉遣いやマナーを覚えながら、社内のビジネスホンの使い方を理解しておくことで、電話への苦手意識は段々薄くなっていきます。

先輩社員に使い方をよく聞いて、わからない点や操作が難しく感じる点などを質問する習慣を新人時代は忘れないようにしましょうね。

ビジネスホンの操作方法に関しては「いまさら聞けない4つのビジネスホン基本操作!【保留・転送など】」にて詳しく解説しています。

通話録音機能は便利!

最近のビジネスホンには『通話録音』機能が付いているものもあります。

お客様との通話内容を録音し、通話が終わってから再生することで内容を確認できるから、話しながらメモを取るなどの手間がかかりません。

<関連>聞き逃しはもうしない!?―ボイスメール機能を使った電話対応向上術

社員同士の伝言もスムーズ!

不在の社員あての電話内容を録音して、その人に転送することもできます。

社員同士の伝言がもっと楽になるなどの便利な機能です。

電話を取る回数を増やしながら、ビジネスホンに慣れていきましょう!

新人時代は電話をたくさん取って、とにかく電話に慣れていこうと昔からよく言われていますね。

さらにビジネスホンの仕組みを覚えて、便利な機能を活用すれば、電話対応の悩みやトラブルなどが少なくなっていくことでしょう。

最近のビジネスホンは、電話対応がスムーズになる、便利な機能が充実し続けています。

仕事自体にも慣れてきたら、ビジネスホンがあってよかった!とメリットを実感して、電話対応を楽しむこともできますね。

最近ではビジネスホンの情報を発信しているサイトもあるので、それらも参考にしながらビジネスホンについて勉強するのも良いかもしれません。

ビジネスホンを使うことで、仕事の基本の電話対応がスムーズに楽しく進むことを願っています。


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