新入社員なら覚えておきたい!電話対応の基本的なフレーズや伝言対応

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新入社員や異動メンバー等も、そろそろ業務に追われてきた頃ではないでしょうか?

新しいメンバーにとって、最初のアピールとなるのが電話対応です。

社内の雰囲気も表れる電話対応は、会社のイメージを印象付ける大切な業務。

今回ご紹介する、基本的なフレーズでびしっと対応できれば信頼感もUPするでしょう。

では、見ていきましょう。

電話対応基本の「き」

発信時、受電時の用件が急ぎであるか、相手が忙しい時間帯なのか等、先方の気持ちや状況を イメージする事を心掛けると、気遣いのある気持ちの良い対応ができます。

電話対応の基本フレーズ

フレーズ① 「お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます。」

会社を代表として対応する事になるので、あなたの対応が会社のイメージを創ります。

とは言え緊張しなくても大丈夫。リラックスして明るい声で対応しましょう。

フレーズ② 「お世話になっております。」

お付き合いのあるお客様には、必ず電話の冒頭で感謝を述べるのが基本です。  

お付き合いが今後始まるお客様へは、「お世話になります。」と伝えるとスマートです 。

フレーズ③ 「申し訳ございません。」

誤りがあった場合や、迷惑を掛けた際は、「すみません」ではないので注意が必要です。

誤りは素直に認める事が、信頼にも繋がります。

フレーズ④ 「お忙しい中、ありがとうございます」

電話対応頂いた際は、冒頭や最後に、対応頂いた感謝を述べるのも大切なマナーです。

伝言対応はどうやるの?

伝言対応① 「伝言が必要なご用件をお伺いできますか?」

まずは、お客様が伝言したい内容を間違いなく聞き取り、メモします。

伝言対応 ② お客様の希望を確認

急ぎの用件であるか、折り返しのご連絡が必要か等、お客様の希望を伺う事も必要です。

伝言対応③ お客様の状況や情報を確認

折り返しの連絡が必要な場合は、「折り返し連絡先」「連絡希望時間や今後の予定」等を伺って下さい。

行き違いが無い様に復唱し、確認すると安心です。

伝言対応④ 担当へ伝言する

相手の名前、日時、用件、お客様の連絡先や連絡希望時間等を、担当へ連絡します。

メールやメモ等で伝える場合は、結論や要点を冒頭に記載すると親切です。

まとめ

ビジネスシーンでの電話対応は、お客様の立場に立った気遣いある対応がポイントです。

今回ご紹介した基本フレーズを覚えるのはもちろんですが、気持ちの良い対応をする為に、電話機での”保留操作”や”転送の方法”等も確認しておくと安心ですよ。

是非、今後のお仕事にお役立て下さい。

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