ビジネスホン工事で失敗しないために事前に抑えておくべきポイント

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ビジネスホンを新しく買い替えるとき、普通、設置や設定の工事を依頼されると思います。

なるべくスムーズに工事を終わらせたいけど、どんな準備をしたらいいのか?など、あまり知られていないのではないでしょうか。

 

頻繁に何度もビジネスホンの工事をするなんてことは多くないので、わからなくて当たり前です。

今回は、ビジネスホン工事をする際に失敗しないための知識を身に着けていきましょう。

 

ビジネスホンには工事が必要

まず、前提としてビジネスホンの導入には基本的に工事が必要になります。

家庭用電話機の場合、1台に1本、電話回線が必要なので、電話線を繋ぐだけで利用できるケースが多く、工事の必要はありません。

 

しかし、ビジネスホンの場合、少ない電話回線で多くの電話機を繋げられる事が特徴です。

主装置を通しているので導入する際は、データ設定などをする必要もあります。ビジネスホンは家庭用電話機と構造が全く違うため、家庭用電話機のように接続だけで使えるというわけではないのです。

 

 

参考:「家庭用電話機からビジネスホンに切り替えるタイミングっていつ!?」

 

ビジネスホンの工事って、どれくらい時間がかかるの?工事中は電話を使うことはできる?

ビジネスホンの工事にかかる時間の目安としては、3台電話機を取り付けるのに約2時間、20台くらいになると終日工事が必要となります。

この間、電話を使用することはできるのでしょうか?

 

ほとんどの会社では「少しくらいなら電話を止めてもいいよ」とおっしゃって頂けますが、何時間も電話が使用できない状態が続くと、業務に支障が出てしまいますよね。

でも安心してください!実際に電話が止まる時間は15分くらいが多いです。

 

工事作業中は電話がずっと使えないというイメージを持たれる方も多いのですが、配線作業をしていても、いきなり電話が使用できなくなることはありません。工事人が「今から止めます」という合図を出すまで、止まることはありません。

 

一般的には、昼休みの時間帯を狙って行う場合が多いです。

例としては、朝9時~10時に工事人に入ってもらい、配線作業を終わらせます。昼休みのタイミングで切り替え作業を行います。

 

どうしても日中や平日に電話を止めることが出来ない場合はどうでしょう?

コールセンターなど、15分だけでも電話が止まってしまうと困ってしまう業種もありますよね。

 

そんな時は、土日祝や夜間(18時以降)に工事を依頼することも可能です。

土日祝や夜間だと、別途料金がかかってしまいますが、電話が止まって業務に支障が出る事態を防ぐことが出来ます。

 

どちらにしても、ビジネスホン工事の前に電話が止まっていい時間帯などを確認しておくことが大事ですね。

 

 

ビジネスホン工事の前にやっておくべきことは2つ!

やっておくべきこと①―設置場所周辺の片付け

単純に電話機だけを交換する場合は、設置しているデスクの周辺を片づけておくとスムーズに作業ができます。

ただ、主装置を交換する場合など、主装置が物置のような場所に設置されていることもあるので、主装置がどんな状態かを確認しておくといいでしょう。

 

環境によっては、掃除や片付けから始めなければならないケースも少なくないため、事前に片づけをすることが工事をスムーズに終わらせるポイントとなります。

 

やっておくべきこと②―電話帳データの整理

携帯電話を変える時も、データの整理や移行を行いますよね。

ビジネスホンも同様に、新しい電話機に電話帳を入れる作業が必要になります。電話帳の移行は「データ」か「手打ち」のどちらかの手法で行います。

 

「データ」の場合は、データの流し込みで登録することができる方法です。

元のビジネスホンがある程度新しいものだと、電話帳のデータを抜き出すことが可能です。抜き出したデータを新しいビジネスホンにそのまま入れるだけなので、整理などの手間はありません。

 

「手打ち」の場合は、文字通り1件1件を手入力していく方法です。

元のビジネスホンが古い場合、データを抜き出すことができないので、「手打ち」になることが多いです。「手打ち」は自身で手入力する方法もありますが、工事人に依頼することも可能です。その場合1件100円くらいの作業料が必要となります。

不要なデータが多い場合、工事前に電話帳の整理をする必要がありますね。

 

また、古い主装置は「取外した瞬間に電話帳のデータが全部消えてしまった」というケースが実際に起こっています。

事前に、Excelなどに電話帳の内容をまとめておくのがよいでしょう。手打ちを工事人に依頼する場合は、そのデータを当日渡すとスムーズに作業を行えます。

 

Excelに電話帳の情報を入力する場合、項目としては「短縮番号」「会社名」「電話番号」の3つが必須です。

出来るなら、「会社名フリガナ」と「グループ番号」まで入力しておくとよいでしょう。

 

会社名フリガナは、電話帳検索をする際に必要になります。グループ番号は、グループ毎に着信音やランプの色を変えるなどの設定を行うことができます。今は必要なくても、今後必要になる可能性もあるので、事前に行う余裕があるなら、入力しておくといいですね。

 

 

他にも限定的なケースの事前準備として、2つ例を挙げてみたいと思います。

限定的なケース①―ビジネスホンを初めて導入する際の事前準備は?

ビジネスホンを初めて導入する場合は、主装置を置く場所に「電源」があるかを必ず確認しておきましょう。

また、ビジネスホンを稼働させるのには、消費電力がある程度かかってしまうので、電源増設が必要な場合も出てきます。導入前に注意が必要です。

 

 

限定的なケース②―ビジネスホンをフロア間配線する場合の事前準備は?

9階から8階にまたがって、ビジネスホンを設置する場合など「フロア間配線」を行う場合は2つの注意点を確認しておく必要があります。

 

注意点その1―配管が詰まっていないかを事前に確認しておく

古いビルなどでは、配管に以前の配線部材が詰まっていて、通すことができないというケースがあります。

これは、以前の入居者などが、引いていた配線を、表に出ている部分のみ断線だけして退去したため起こる現象です。

 

配線が詰まっていると、新しく配線することが出来ないので、取り出す作業で大幅に時間がかかります。それと取外しは別料金が発生しますので、事前に確認を忘れないようにしましょう。

 

自身で確認ができない場合や、古いビルで心配だと感じる方は工事前に「下見」を依頼するのがよいでしょう。

 

 

注意点その2―ビルの電話線設備に鍵がかかっていないかを確認しておく

ビルの管理している会社によっては事前に申し出て、開錠しておいてもらう必要があります。鍵がかかっている場合、部屋に入れないので、工事日程を改めるしかなくなってしまいます。

 

また、9階と3階など、飛び地で階をまたいでしまう場合は特に注意が必要です。このような場合、その階の間に別のテナントが入っているケースが多いと思います。

そのフロア間配線を行う場合、そのテナントの中に入って作業を行わなければならないのです。

 

階をまたぐフロア間配線の場合、事前にビル側の許可とテナント側の許可が必要となります。

工事前に許可を取っておかなければならないので、忘れずに行いましょう。

 

 

工事当日に、気を付けておくべきポイントとは?

工事当日は、工事担当責任者に立ち会ってもらうことが必要です。

実際に配置する場所を細かく打ち合わせすることは多くありません。

 

「大体、今と同じところに配置してほしい」

「このフロアのあの部署にもう1台電話機を増やしたい」

 

など、工事前に打ち合わせする場合は、このような内容が多いのです。

 

しかし、工事当日、現場となるとそうはいきません。

どの位置に電話機を配置するのかを求められます。決められた配置を元に配線するため、正確な位置が必要なのです。

 

その際、責任者が立ち会っていないと、工事完了後に配置が違うなど、トラブルに発展する場合もあります。

配置を変える作業は、簡単な事のように思えますが、実際には改めて工事日程を調整し、配線を修正して配置する作業となるため、追加の費用が発生する事があります。

そのため間違いが無いように、工事担当責任者に立ち会っていただいて、配置指示をしてもらう事が重要なのです。

 

 

ビジネスホン工事現場でよくあるトラブルとその対策は?

ビジネスホン工事の現場では、実にさまざまなトラブルが起こります。

しかし、今回はその中でよく起こる2つのトラブル事例をご紹介します。

 

トラブルケース①―発注担当と現場担当が別々で、打合せ内容と現場指示が違う!?

このケースは非常に多いのですが、トラブルの原因になる事があります。

本社の人間が発注を担当して、工事現場は店舗の担当者が行うというケースですね。

 

社内で工事内容がうまく共有されないため、

 

「実際に行いたい内容と違うのでこうしてほしい」

「本当はこういう事が出来たら嬉しいんだけど、出来ないですか?」

 

など、予定外の工事内容や作業などが発生する場合があります。

 

ただ、そういう事は本当によくあることで、大体のケースで、現場の工事人が臨機応変に対応することが多いです。

しかし、ここで問題となるのは費用面です。

 

「機器のパンフレットにも書いてあるけど、この機能使えるようにしてよ」などのご要望を現場でいただくことが多いのですが、別途料金が必要となる「追加オプション機能」であるケースもあり、追加料金の見積りを出して提案するのです。

 

発注の責任者が不在の場合、その場で決める権限を持っていないことも多く、持ち帰りになることも少なくありません。

仮に追加オプション機能を利用できるようにするためにかかる費用が「追加料金3万円」という見積りになったとしても、持ち帰る場合、改めて工事日程を調整することになります。

その場合は、見積りの内容がまた変わります。

 

工事当日に、すぐ行う場合の見積りは「追加料金3万円」ですが、後日工事を行う場合は、それ以上に追加料金がかかってしまいます。

 

トラブルケース②-電話回線の手配が出来ていない!?

工事当日、いざ現場に工事人が入ってみたら、電話回線が引かれてない!なんてことも実際のケースとしてあります。

 

お客様自身でNTTに依頼をしたつもりでも、見積りの段階だったり、電話線が引かれるのが別の日だったり、NTTとお客様での意思疎通が図れていない場合に起こるトラブルです。

 

工事当日に、電話回線の手配が出来ていない場合、工事は出来ません。

また、改めて工事日程を調整する場合は、派遣費の追加料金も発生しますので、電話回線の手配などの確認は必ず事前に確認しましょう。

 

 

NTTへの電話回線手配が不安な場合、電話回線手配も一緒に工事業者に依頼した方がいいでしょう。

万が一、電話回線が手配できなかった場合でも、工事業者に手配依頼をしていたら、追加料金は発生しませんので、安心かもしれません。

 

まとめ

ビジネスホン工事を行う前に確認しておくことは大きく4つ。

 

●設置する場所や、デスク周辺、電話帳データはそれぞれ整理しておく
●フロア間配線を行う場合、配線が詰まっていないか確認、下見してもらう
●NTTへの電話回線の手配は忘れずに行う
●工事当日は、臨機応変に対応できるように決裁権を持つ責任者が立ち会う

 

電話の配線はプロでないと分からないことも多いため、手配なども含めて任せてしまうのも1つの手です。弊社が運営している「電話工事ジャパン」では、ひかりファイバーを引く手配のご相談や、電話機1台の設置工事のご相談もご対応しています。

 

工事にトラブルはつきものですが、事前にできることを行うだけでスムーズに終えることが出来るものです。

これからビジネスホン工事を考えている方は参考にしてみてはいかがでしょうか。

 

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