架電がぐっとラクになる！ビジネスホンの「短縮ダイヤル」とは？
ビジネスホンを利用している方の中には、電話をかけるたびに相手の電話番号を入力してかけている方も多いのではないでしょうか。
もちろんその方法も間違っていません。しかし、頻繁にかける番号であれば、もう少し効率的にかけられたら便利ですよね。
そこで便利なのが「短縮ダイヤル」です！
短縮ダイヤルの使い方をマスターすれば、今よりも架電がぐっと楽になりますよ。
お仕事で電話をかける機会が多い方は、ぜひ当記事をご参照ください！
目次
短縮ダイヤルって？
短縮ダイヤルとは、本来の電話番号よりも短い数字を入力するだけで電話がかけられる機能のことです。
よくかける電話番号をあらかじめ短縮ダイヤルに登録しておくと、たとえば「001」と入力するだけで発信・検索ができます。
ビジネスホンにも電話帳の機能がありますが、とはいえ膨大なデータの中から毎回検索するのも少し手間ではないでしょうか。
本当によくかける電話番号に関しては短縮ダイヤルに登録しておくことで、素早く架電できますし作業効率化にもつながるでしょう。
3種類の短縮ダイヤル
ビジネスホンに搭載されている短縮ダイヤルには、「共通」「個別」「グループ」の3種類があります。
ひとつずつどのようなものなのかチェックしていきましょう。
共通短縮ダイヤルとは？
共通短縮ダイヤルとは、同じ主装置に接続されている電話機すべてで共有できる短縮ダイヤルのデータです。
全体で共有するので、番号を登録できるのは特定の内線電話機（親機）に限定されていることが多いようです。
気軽な短縮ダイヤルへの登録や、間違った電話番号の登録など、余計な手間を予防するのにも便利です。
個別短縮ダイヤルとは？
個別短縮ダイヤルとは、電話機ごとに個別に設定できる短縮ダイヤルのデータを指します。
個別に設定できるため、自分がよくかける電話番号を登録して使いやすくカスタマイズできます。
共通短縮ダイヤルとセットで使うと便利でしょう。
グループ短縮ダイヤルとは？
短縮ダイヤルに設定した電話番号をグループ分けして、部署ごと・フロアごとなどで共有することができます。
グループごとに設定されるため、グループが異なっていれば短縮ダイヤルの内容も変わります。
グループごとによく使う電話番号を登録しておけるため、使いこなせば非常に便利な機能です。
短縮ダイヤルの登録方法は？
では、実際に短縮ダイヤルを登録するにはどうすればよいのでしょうか。
こちらでは、NTTのαNXシリーズで短縮ダイヤルを登録する際の方法について解説いたします。
他の電話機では方法が異なる場合がありますので、取扱説明書をご参照のうえ試してみてください。
- 電話帳キーを2～3秒間長押しする
- 「個別電話帳登録」・「共通電話帳登録」の選択肢が出るため、登録したいほうを選択
- ダイヤルキーで名前、電話番号などを入力する
- 最後にメモリ番号入力画面が出るため、決定ボタンを押して登録
ここで入力した「メモリ番号」が短縮ダイヤルの番号になります。
登録の際、よくかける相手の短縮ダイヤル番号をメモしておき、内線表のように一覧にまとめてビジネスホンの近くに置いておくと便利です。
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短縮ダイヤルのかけ方は？
短縮ダイヤルのかけ方はお使いのビジネスホンによって異なります。こちらでは登録方法に引き続き、NTTのαNXシリーズで短縮ダイヤルを使う際の方法についてご紹介いたします。
αNXシリーズでは短縮メモリの番号から電話帳データを検索できます。
- 短縮ボタンを押す
- 電話をかけたい相手の短縮メモリ番号をプッシュする（001など）
- 電話帳の画面が表示されるので、「決定」を押してかけたい番号を選択する
- 空いている外線ボタンを押して電話をかける
電話帳データが表示されると、電話をかける相手の氏名や電話番号をチェックできます。
入力した短縮メモリ番号に誤りがないかを確認したうえで架電できるのが安心です。
機種によっては短縮ダイヤルを入力したらすぐに発信される場合もあります。
このパターンも操作が少なく済むので、たくさん電話をかける方には便利でしょう。
詳しい使い方は、お使いのビジネスホンの取扱説明書をご確認ください。
まとめ
ビジネスホンの基本操作を覚えたら、次は「より快適に使える環境づくり」も重要です。
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