情報漏洩を防げ!ビジネスホンを買い取りに出す前に行うべき4つのこと

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取引先への問い合わせに対して迅速な回答がほしい時、他部署の人に確認したいことがある時…チャットやメールといった手段が台頭する中、とりあえず電話で、と電話の受話器を手に取る方もまだまだ少なくはないはず。

会社で使用されているビジネスホンの電話帳には、お客様の氏名や電話番号、同僚の氏名と内線番号など、さまざまな情報が登録されていることでしょう。

しかし、ビジネスホンも機械設備のひとつ。ある日突然故障や動作不良が起こることも否定できません。突然の事態で買い替えや処分を検討する場合もあるでしょう。

ビジネスホンを手放す際には、内部データの取り扱いには十分に注意しなければなりません。そのまま処分・買い取りに出してしまうと、お客様の個人情報や社内の情報が外部に漏洩してしまう危険性も。

今回は、そのような危険を冒さないためにも、ビジネスホンを手放すときに行うべき4つのことについて解説していきます。

あわせて読みたい:不要になったビジネスホンはどうする?廃棄方法と買取のススメ!

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ビジネスホンから個人情報が洩れる?

一般的に、中古のパソコンやスマートフォンを買い取りに出す際には、内部データの消去や設定の初期化を行うことが買い取り業者より推奨されています。
また、買い取りに出さず処分する場合でも、業者に依頼し、パソコンのHDDやスマートフォン本体を破壊してから処分することが一般的です。

ここまでする理由としては、内部に保存している個人情報などの重要なデータが漏洩しないようにするためなのです。

データを消去せずに買い取りに出せば、パソコンやスマートフォンに登録されている個人情報が次に使う人の手に渡ることになりますし、処分する場合でも見知らぬ第三者が持ち帰ってデータを閲覧されるという可能性も否定できません。

ビジネスホンも同様に、会社名や氏名、電話番号を内部データとして保存している以上、会社の重要機密やお客様の個人情報が漏洩する可能性があります

そのため、必ずデータの削除を行い、中身が空っぽの状態で手放しましょう。

ビジネスホンを手放す前にチェックしよう

その1.設定の初期化

日々の業務でビジネスホンを使用するにあたって、さまざまな設定をカスタマイズしているという方もいるのではないでしょうか。例えば着信音量や受話音量といった基本設定から始まり、設定しているパスワードや電話帳の登録データといった詳細設定まで多岐にわたります。

このような設定は、ビジネスホンを初期化(リセット)することによって初期設定に戻すことができます。

ただし、機種によって初期化だけでは電話帳の登録データや発着信履歴は設定初期化だけでは消去しきれないこともありますので、データが残っている場合は下記の手順を踏んで、別途データの削除を行いましょう。

その2.電話帳の削除

多くのビジネスホンには2種類の電話帳が存在します。それぞれ削除の仕方が異なっていますので、ここでしっかり確認しましょう。

共通電話帳

共通電話帳のデータは、ビジネスホン一台一台に登録されているわけではなく、ビジネスホンが接続されている「主装置」に登録されているデータであり、繋がっているすべての電話機と共有することができます。

なお、共通電話帳にデータを登録したり消去したりするには、システムから設定する必要がありますので、主装置とパソコンを接続して行うことが一般的です。

主装置との接続を取り外せば閲覧できなくなりますので、ビジネスホン本体のみ買い取りに出したいという場合には削除しなくても問題ありません。

ただし、共通電話帳のデータが入った主装置を買い取りに出したいといったケースでは、そのまま買い取りに出すと、次に購入された人がビジネスホンを接続したら共通電話帳が閲覧できることになり、個人情報の漏洩に繋がる可能性がありますので、システムにアクセスし、共通電話帳を削除しましょう*


*共通電話帳の削除方法はビジネスホンの機種によって異なります。詳しくはお手持ちの機器の取扱説明書をご覧ください。


個別電話帳

個別電話帳は、ビジネスホン本体に登録されています。ビジネスホンのメニューから気軽にデータを登録できるため、頻繁に電話をかける顧客や業者の番号を登録しているという方もいるでしょう。

個別電話帳のデータは、機種にもよりますがビジネスホン本体の操作メニューから削除することができます。削除せずに買い取りに出してしまうと、個人情報の漏洩に繋がる可能性がありますので、必ずデータが消去されていることを確認しましょう。

その3.発着信履歴の削除

発信履歴・着信履歴にも個人情報となる電話番号が残っている可能性があります。ビジネスホン本体の操作メニューから消去できますので、履歴が残っていたら削除しましょう。

その4.留守番電話の録音データの削除

留守番電話機能を使用している方は、ビジネスホンに留守番電話のメッセージが残っていないかどうかも確認しましょう。録音データには顧客の会社名や個人名が残っていることもあり、お客様の個人情報漏洩に繋がる可能性もありますので、必ず消去することをおすすめします。

ビジネスホンを手放す際は必ず「設定の初期化」と「データ消去」をしましょう

今回はビジネスホンを買い取りに出す前に行うべき4つのことについて解説しました。

中古ビジネスホンの買い取りを行っている「中古電話機買取センター」では、買い取ったビジネスホンに関して必ず初期化およびデータの削除を行ったのち、販売を行っていますので、万が一データの消去などをし忘れた際にも安心できます。

とはいえ、業者にも顧客情報や社内機密を見られることに抵抗があるという方もいらっしゃるかと思いますので、買い取りに出す前に「設定の初期化」と「データ消去」を行うとよいでしょう。

最後までお読みいただきありがとうございました。
それではまたお会いしましょう!



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