ビジネスホンの仕組みを徹底解説！家庭用電話機との違いとは？
ビジネスホンは、おもにオフィスでの利用に適している電話機です。一般の家庭で使用されるような固定電話とは異なり、ビジネスシーンでの電話業務を効率化してくれる機能を多数搭載しています。
とはいえ、会社には必ずビジネスホンを設置しなければいけないと決まっているわけではありません。そのため、従業員の人数や電話の使用頻度に応じて、家庭用電話機を利用している企業もあります。
では、ビジネスホンと家庭用電話機の具体的な違いとはどこにあるのでしょうか。
この記事では、ビジネスホンの仕組みをふれたうえで、家庭用電話機とビジネスホンの違いについて解説いたします。
また、ビジネスシーンでビジネスホンを利用するメリットや、ビジネスホンに切り替えるタイミングについても触れていますので、ビジネスホンへの切り替えを検討している方もぜひご覧ください。
目次
そもそもビジネスホンってなに？
ビジネスホンとは、複数の外線と内線を共有できる業務用の電話機のことです。別名「多機能電話機」とも呼ばれており、その名の通り業務効率の向上に役立つ多くの機能を搭載しています。
また、ビジネスシーンで使われることを想定して製造されているため、家庭用電話機とは仕組みも違っています。
では、ビジネスホンはどのような仕組みで動作するのでしょうか。
ビジネスホンってどういう仕組み？
ビジネスホンの仕組みを理解するにあたって、まずは「主装置」の存在にふれておきます。
ビジネスホンは、基本的に電話機だけでは使うことができません。ビジネスホンを使用するためには「主装置」と呼ばれる機械を設置する必要があります。
主装置とは、複数の外線と内線を共有して制御する機能をもつ交換機のことです。
主装置を電話回線と電話機の間にはさむことによって、1本の電話回線を複数台のビジネスホンで共有できます。
これにより、会社の電話番号に着信があった際には、主装置に接続されているすべての電話機に入電する仕組みとなっています。また、同じ主装置に接続されている電話機同士であれば内線通話を利用でき、他部署への業務連絡や取り次ぎを楽にこなすことができます。
さらに主装置は、一機種の中にS、M、Lとサイズ違いがあることが一般的。このサイズに応じて、設置できる電話機の台数や同時通話数が決まります。
つまり、主装置がビジネスホンの根幹を担っているといえるでしょう。
ビジネスホンと家庭用電話機の違い
ビジネスホンの仕組みについて解説してきました。では、ビジネスホンと家庭用電話機の仕組みはどう違っているのでしょうか。
ビジネスホンと家庭用電話機の違いを簡単に説明すると、「使用できる電話機の台数」と「使える機能」が異なっています。
家庭用電話機の仕組みとしては、電話会社から引き込んだ電話回線をそのまま電話機に接続して利用します。
そのため、電話回線1本に対して接続できる電話機は1台。
ビジネスホンのように、複数台の電話機を接続することはできません。
また、ビジネスホンには外線・内線や保留、転送など、電話業務を円滑化する多数の便利機能が搭載されています。
家庭用電話機にも、自宅にかかってくる電話には十分な機能が搭載されていますが、ビジネスシーンで活用するには多機能なビジネスホンが使いやすいでしょう。
ビジネスシーンでビジネスホンを利用するメリット
家庭用電話機よりも多機能で、ビジネスシーンでの利用にすぐれているビジネスホン。では、実際にビジネスシーンでビジネスホンを利用するメリットはどのようなものがあるのでしょうか。
こちらでは3つのメリットについて解説いたします。
1本の電話回線を複数の電話機で共有できる
先述のように、ビジネスホンは主装置を媒介することで1本の電話回線を複数台の電話機で共有できる仕組みです。
もしもビジネスシーンで家庭用電話機を利用する場合、電話機が1台で事足りるなら支障はないでしょう。
しかし、電話がかかってくる頻度が高まり、同時通話できる回線数を増やしたいとなったら、電話回線をもう1本引かなくてはなりません。
回線工事にはコストもかかりますし、あまり効率的ではないですよね。
少なくとも2回線以上必要なのであれば、ビジネスホンのほうが適しているでしょう。
社内通話を無料でできる
社内通話のコスト削減が叶う点もメリットといえるでしょう。
同じ主装置に接続されているビジネスホン同士であれば、内線を利用することで無料で通話可能です。
最近ではリモートワークの拡大にともない、社外にいてもPCやスマートフォンで内線通話が利用できる「スマホ内線化」も注目を集めています。
詳しくは「テレワークに最適！注目集まるビジネスホンの「スマホ内線化」とは？」をご覧ください。
ビジネスに役立つ機能がたくさん搭載されている
ビジネスホンには、家庭用電話機にはないお役立ち機能がたくさん搭載されています。
機種によっても異なりますが、保留や転送などの基本機能から、ボイスメール、迷惑電話ブロック機能、ナースコールやホテル機能との連携システムなど搭載機能は多種多様。
電話を利用する頻度が高ければ、家庭用電話機よりも効率よく作業できるでしょう。
家庭用電話機からビジネスホンに切り替えるタイミングとは？
家庭用電話機からビジネスホンに切り替えるタイミングについては「家庭用電話機からビジネスホンに切り替えるタイミングっていつ！？」でも詳しく解説していますが、ざっくり分けて2パターンあります。
ご自身のオフィスはどうか、今一度確認してみましょう。
社員数が5人を超えた
1つは社員数が5人を超えたタイミングです。
家庭用電話機では、置き型の電話機1台に対して最大4台の子機を利用できます。
親機と子機合わせて最大5人分の電話機を確保できますが、それ以上従業員が増えると人数分の電話機を用意できません。
複数人で1台の電話機を使いまわす手段もありますが、あまり効率的ではないでしょう。
社員数が増えてきたらビジネスホンへの切り替えをおすすめします。
回線数の不足を感じた
2つ目に回線数の不足を感じたタイミングです。
回線数とは、すなわち同時に通話できる数のこと。仮に回線数が1なら、誰かが電話しているとき、ほかの人は電話をかけることはできません。
また通話中にほかのお客様から電話がかかってくると、通話中になってしまいます。
せっかく電話をかけてきてくれたのにつながらない頻度が高いと、ビジネスチャンスの損失にもつながるでしょう。
回線数の不足を感じ始めたら、ビジネスホンに切り替える合図です。
ビジネスホンへの切り替えはプロにご相談ください！
ビジネスホンの仕組みと家庭用電話機との違いについて解説しました。
ビジネスホンと家庭用電話機の仕組みを比較してみると、ビジネスシーンにおけるビジネスホンの有用性が理解しやすくなったのではないでしょうか？
ビジネスホンの導入を成功させる決め手となるのは、ビジネスホンシステムの根幹を担う主装置の選定です。
設置できる電話機の台数から同時通話数、利用できる機能まで、あらゆる条件が主装置のスペックに依存します。
長い目で見たときに必要な電話機の台数や機能をあらかじめ考えておき、最大限にビジネスホンを活用しましょう。
しかし・・・
「便利なのはわかったけど、導入に向けて調査する時間がない…」
「コストが気になる…」
とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そんな方に朗報です！
当ブログを運営する「美品宣言★」では、ビジネスホンの導入に関するご相談を受け付けております。
おすすめ機種の選定から、設置工事に関するご相談まで、ビジネスホンのことならまるごとおまかせください！
◆お問い合わせフォーム
この記事に関するご質問やご相談は、以下のフォームへお気軽にお問い合わせください。
通常、お問い合わせへのご返信は2営業日以内を心がけております。
数日経過いたしましても返信がない場合は、ご入力いただいたメールアドレスに間違い、又はお客様のメールサーバーなどにより自動的に「迷惑メール」として格納または削除された可能性がございます。
最後までお読みいただきありがとうございました。
それでは皆さん、よいビジネスホンライフをお過ごしください＊
