ビジネスホンのリース契約の仕組みとは？メリットとデメリットも
オフィスで導入されているビジネスホン。
ビジネスの場で多くの従業員が利用することを想定して作られているので、家庭用電話機と比較するとさまざまな便利機能が搭載されていることが特徴です。
起業当初は家庭用電話機を使用していても、会社の規模が大きくなるにつれて社員や取引先が増え、どうしても使いづらくなってくるものです。
そのような場合にはビジネスホンの導入をおすすめしています。
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さて、ビジネスホンを導入するには、メーカーから直接購入するほかに「リース」という選択肢もあります。
ビジネスホンではごく一般的な導入方法ではあるのですが、仕組みの実態を詳しく知りたいと思う方もいるのではないでしょうか。
また、リース契約が終了したらどうすればいいのかという疑問もありますね。
そこで今回は、ビジネスホンリースのメリットとデメリット、契約終了後の選択肢について詳しく解説していきます。
ビジネスホンの導入を考えている方は、ぜひお役立てください。
目次
リース契約とは？
はじめに、ビジネスホンリースの仕組みについてご説明します。
ビジネスホンのリースとは、「リース会社がユーザーの希望するビジネスホンなどの機器をユーザーに代わって購入し、ユーザーは月々決められたリース料金をリース会社に支払って利用する」という仕組みです。
図解すると、このようになります。
①ユーザーがメーカーと相談して使用したいビジネスホンを選ぶ
②リース業者とユーザーがリース契約を締結する
③リース会社とメーカーが売買契約を締結する
④ユーザーはリース会社に対してリース料金を支払う
⑤リース会社がメーカーへ購入代金を支払う
⑥メーカーはユーザーに保証を提供する
ユーザー、リース会社、メーカーの三者間で行われる契約ということになります。
それでは、このビジネスホンリースのメリットを次項でご説明します。
ビジネスホンリースのメリット
初期導入費用を削減できる
ビジネスホンリースの最大のメリットは、初期導入費用を大幅に抑えられることです。
そもそもビジネスホンを利用するためには、電話機本体のほかに主装置やユニットなどの周辺機器が必要になります。
そのためすべてを新品で購入するとなると、やはりコストが大きくなります。
リース契約は、リース会社が最初の購入費用を負担し、利用者は月々リース料金を支払うという仕組みです。
そのため、会社としては導入時のコストを大幅に軽減できるのです。
たとえば、500,000円のビジネスホンを5年のリース期間で契約したとしましょう。
この場合の支払総額は以下のようになります。
500,000円÷12カ月×5年＝8,400円
こちらのリース料金を月々支払う形になります。
もともとの総額と比較すると、大幅に安価になりましたね。
一時的に多額の負担を必要としないので導入しやすい選択肢だと言えます。
新品の最新製品を使用できる
「ビジネスホンリースでは使用できる機種が限られてしまうのではないか」と心配している方もいるのではないでしょうか。
ビジネスホンリースでは、メーカーや機種を自由に選択できます。
さらに各ビジネスホンメーカーの製品のほとんどがリースに対応しているので、その時々の最新モデルを選ぶことが可能です。
また「リース会社がメーカーから新品の製品を購入して貸し出す」というリースの仕組み上、新品のビジネスホンを使用できます。
新品の製品を使うことによる社員のモチベーションの維持にも期待できるのが嬉しいところですね。
アフターサポートを受けられる
新品のビジネスホンをメーカーから購入すると、ほとんどの場合1年間のメーカー保証が適用されます。
リースの場合でも、リース会社は一度メーカーから新品ビジネスホンを購入しているので、同じように1年間のメーカーサポートの対象です。
そのため、万が一動作不良が生じても、期間内であれば修理や交換を依頼できます。
またリース会社から動産保険が付与されるのも安心できるポイントです。
内容はリース会社によって異なりますが、一般的には台風や落雷などの「自然災害」での故障や、「盗難」などの偶発的な事故による損害が補償されます。
借り物と考えると緊張感を持ってしまいそうですが、サポートが充実しているので安心して使用できるのではないでしょうか。
煩雑な事務処理が不要になる
ビジネスホンに限らず機械設備を購入すると、減価償却計算や保険料の支払い、法令に則った製品の処分などといった管理事務がどうしてもついて回ります。
リースの場合、「リース会社が購入する」という性質上、このような事務処理はリース会社が全面的に請け負うことになるので、煩雑な作業から解放されます。
税金対策になる
リース期間中の月額料金は、税法上全額経費として認められており、損金として計上できるため節税効果が見込まれます。
またビジネスホンの使用者はリース会社と契約をした「契約者」になりますが、所有権はメーカーからビジネスホンを購入した「リース会社」になるので、固定資産税の支払い義務が発生しません。
次に、ビジネスホンリースのデメリットについて解説していきます。
ビジネスホンリースのデメリット
支払総額が購入するよりも割高になる
リース契約をすると、機器購入代金にプラスしてリース料率が掛かります。
したがって、支払総額は購入した場合よりも高額になります。
リース料率はリース会社独自のものであり、リース期間によって変わるのですが、1.5％から2％程度が目安とされています。
具体的にどの程度割高になるのか、実際に計算してみましょう。
こちらはNTT製αNXⅡシリーズのビジネスホン3台と周辺機器のセットです。
NTTの中では数世代前の機種ではありますが、根強い人気を誇っています。
こちらの新品で購入した場合の価格は458,590円（税込）になります。（2021年2月現在）
このセットを下記の条件でリース契約したとしましょう。
・5年リース
・税率2％
この場合の支払総額は以下のようになります。
12カ月×5年×2％＝120％
458,590円×120％＝550,308円
購入した場合と比較すると、約92,000円多く支払うことになります。
総額で比較すると、実のところは購入した方が安いということですね。
しかしコスト面で考えると、リースには初期費用を大幅に抑えられるというメリットがあるので、どの方法が自社に合っているかじっくり見極めるべきでしょう。
途中解約ができない
一度締結したリース契約は、基本的に途中解約できません。
どうしても解約したい場合、リース契約の残金または違約金を一括で支払う必要があります。
また途中解約できないとはいえ、契約して8日以内であれば、クーリング・オフを利用して解約できるのではないかと考えている方もいるかもしれません。
しかしながらビジネスホンリースはクーリング・オフの適用外になります。
クーリング・オフは、あくまでも一般消費者との契約において適用される制度です。
そのため、企業や個人事業主などの事業者はクーリング・オフの対象になりません。
オフィスの合併や会社の倒産などでビジネスホンが不要になったとしても、リース料金の支払い義務は残ってしまいます。
そのため、ビジネスホンリースを利用する際は、後々解約が必要にならないかどうか、しっかり考えてから契約を決めると後悔しないでしょう。
契約終了後はビジネスホンを返却しなければならない
リースの場合、ビジネスホンや周辺機器の所有権はリース会社に帰属します。
そのためリース期間が終了したら、一般的にはリース会社へ返却しなければなりません。
ごく稀にリース会社が契約終了後に機器の買い取りをさせてくれる場合もあるようですが、ほとんどの場合はリース会社への返還義務が生じます。
料金を全額支払っていたとしても会社資産にはならないので、注意が必要です。
リース契約終了後はどうする？
リース契約の満期が近づいてきたら、次のビジネスホンシステムについて考えなければなりません。
そこで、ここからはリース契約終了後の選択肢について解説します。
契約終了ギリギリで焦って決めると、かえって損をしてしまうこともありますので、余裕をもって比較検討することをおすすめします。
再リースする
「リース期間終了と言われても、使っているビジネスホンはまだまだキレイだし、使い勝手も悪くないからできればこのまま使い続けたい…。」
このように考えている方もいるのではないでしょうか。
その場合には、これまで使用してきた機器をそのまま使い続けられる「再リース契約」という選択肢があります。
再リースのメリットとしては、月々のリース料金が前よりも安くなる点です。
リース料金の総額は「機器費用＋工事費用＋リース料率」で算出されます。
そのため機器はそのままで工事も不要であれば、現在の10分の1程度の料金で使用できるようになるのです。
コスト面ではかなりお得になると言えますので、使用しているビジネスホンの状態によっては検討してみてもよいでしょう。
新しくリース契約をする
古いリース契約が終了するタイミングで、新しいリース契約を締結する方法です。
新規契約になると、使用したいビジネスホンをまた新しく選択できるので、その時々の最新の設備を導入できます。
またこのように、リース契約の終了に合わせて定期的にビジネスホンを入れ替えることで、法定耐用年数内での使用に留まりますので、設備の陳腐化を防げます。
さらに入れ替えを機に会社全体のビジネスホンの利用率などを見直すことによって、前のリース料金よりも安く済ませられるかもしれません。
定期メンテナンスという意味合いも兼ねてリースを利用し続けるのもひとつのやり方です。
新品ビジネスホンを購入する
リース会社を通さずに新品のビジネスホンをメーカーから購入する方法です。
初期導入費用はどうしても大きくなりますが、リース料率が掛からないので支払総額をリース時よりも抑えることが可能です。
新品にこだわるなら、一度購入して長く使い続ける方が経済的だと言えます。
コストに余裕があるならば購入を視野に入れてもいいかもしれませんね。
また将来的に不要になった際には、中古電話機買取センターなどの専門業者に買い取りに出すこともできます。
専門業者ならではの高価買取価格に定評があるので、次のビジネスホンの購入資金に回せるかもしれません。
気になる場合は査定だけでも依頼してみるとよいでしょう。
中古ビジネスホンを購入する
現在は、中古ビジネスホンを導入している企業も少なくありません。
中古ビジネスホンの魅力はなんと言っても価格が安い点です。
購入する場合には新品よりも圧倒的にコストを削減できます。
たとえば、先ほどご紹介したNTT製αNXⅡシリーズの電話機3台セット。
新品市場価格は458,590円（税込）でした。
中古品価格だと74,240円（税込）になります。（2021年2月調べ）
新品価格から約85％のプライスダウン。
非常にコストパフォーマンスに優れているのがわかりますね。
しかし、初めて導入する方にとっては、中古品を使うことに対する不安もあるかと思います。
中古ビジネスホン専門店の美品宣言★では、中古品への不安を取り除くためにさまざまな工夫を凝らし、新品のようにキレイに磨かれ、厳格な動作テストをクリアした中古美品のビジネスホンを取り扱っています。
＜関連＞中古ビジネスホンが「中古美品ビジネスホン」として出荷されるまで
コストをどの導入方法よりも圧倒的に削減し、かつキレイな製品を使用したいと考えている方は、一度中古ビジネスホンを検討してみてもいいかもしれません。
会社の環境にぴったりな導入方法を検討してみましょう
今回は、ビジネスホンのリース契約のメリットとデメリット、契約終了後の選択肢について解説しました。
リースと購入を比較した際の決め手は、やはり初期費用と総額のどちらを安く済ませるかというところだと思います。
購入という選択肢に関しては、新品だけでなくコストを大幅に削減できる中古という手段もあります。
ぜひ会社の環境と照らし合わせてベストな導入方法を考えてみてくださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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